Strona korzysta z plików cookies, aby lepiej spełniać Państwa oczekiwania. Można zablokować zapisywanie cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
OK, nie pokazuj więcej
Serwis podróżniczy

Jak wybrać salę konferencyjną?

Data: 2015-06-25, Państwo: Polska

Sala konrefencyjna

Źródło zdjęcia: fotolia.pl

Wynajem sali na konferencję to tylko pozornie łatwy proces – być może było tak kilkanaście lat temu, kiedy wybór ograniczał się do kilku obiektów. Dziś branża konferencyjna to dynamicznie rozwijający się rynek, który oferuje wiele możliwości. Osobom, które nie korzystały wcześniej z usług wynajmu sal podpowiadamy jak rozsądnie wybrać salę konferencyjną, by zapewnić komfort uczestnikom spotkania.

Zanim rozpoczniemy poszukiwania sali, należy określić budżet konferencji oraz ilość uczestników. Dopiero, gdy znamy te wartości możemy szukać sali spełniającej nasze kryteria. Przykładowo, gdy potrzebujemy miejsca konferencyjnego na 25 osób, odrzućmy wszystkie sale o pojemności przekraczającej 100 czy 200 osób, bo po co płacić za niewykorzystaną powierzchnię. Podobnie spotkanie na 70 osób nie może odbywać się w pomieszczeniu, które ledwo pomieści 50 delegatów – brak komfortu uczestników szybko wywoła irytację i zdenerwowanie.

Szukanie sal konferencyjnych zdecydowanie ułatwiają serwisy branżowe, takie jak ten pod tym linkiem, gdzie organizator w jednym miejscu może znaleźć wiele ofert. Najlepiej wytypować trzy lub cztery najciekawsze sale konferencyjno-szkoleniowe i porównać je pod kątem ceny, wyposażenia, lokalizacji oraz oferowanych usług. Warto zwrócić uwagę na to, czy sprzęt wliczony jest w cenę za wynajem. Niekiedy za korzystanie z odtwarzacza DVD, telewizora, czy projektora multimedialnego trzeba uiścić dodatkową opłatę.

Jeśli zamierzamy przeprowadzić jednodniową konferencję, warto szukać sali jak najbliżej siedziby firmy. W dużych miastach nie będzie z tym żadnego problemu – znajdziemy je w hotelach, centrach konferencyjnych, biurowcach czy restauracjach. Sale, które są zlokalizowane w pobliżu siedziby firmy mają tę zaletę, że można pojechać na osobistą wizytację i porównać zgodność oferty z rzeczywistym stanem obiektu. Na miejscu warto:

  • sprawdzić nagłośnienie i akustykę
  • oświetlenie
  • sprzęt konferencyjny
  • stan mebli 
  • poprosić personel obiektu, by uruchomił prezentację na projektorze multimedialnym oraz pokazał działanie pozostałych urządzeń, takich jak rzutnik, odtwarzacz DVD, mikrofon czy telewizor.

W przypadku kilkudniowego wyjazdu firmowego należy spojrzeć z nieco szerszej perspektywy i uwzględnić kwestię dojazdu, noclegów oraz atrakcji, które wypełnią czas pomiędzy zajęciami. Najlepiej skorzystać z oferty jednego obiektu, który zagwarantuje zarówno noclegi jak i profesjonalną salę konferencyjną. Organizator konferencji może w takim przypadku liczyć na pokaźny rabat. W nowoczesnych hotelach czy ośrodkach wypoczynkowo - konferencyjnych pracują też event managerzy, którzy zorganizują grupie atrakcje, np. rejs statkiem, mecz w paintballa czy jazdę quadem.

Jeżeli organizujemy kilkudniową konferencję z dala od siedziby firmy, w razie wątpliwości co do przedstawionej oferty, wygodnym rozwiązaniem jest wysłanie listy pytań, które chcielibyśmy zadać, będąc na miejscu. Wiele obiektów posiada też prezentacje w serwisach internetowych, gdzie bez trudu doszukamy się opinii na temat poziomu obsługi, sali czy standardu noclegów.

Po analizie miejsca konferencji wystarczy zarezerwować salę w określonym terminie i podpisać umowę z przedstawicielem obiektu. Po dopełnieniu wszystkich formalności nie pozostaje nam nic innego jak przygotować harmonogram spotkania i zaprosić uczestników.